件名で気を付けること
要点をまとめて内容が伝わるように
採用担当者は一日に膨大な数のメールをチェックするため、メールの内容がわかるように簡潔にまとめることがポイントです。なるべく要点を絞るために【】などを利用して工夫をすることも良いでしょう。また、本文とは違って句読点などは必要ありません。
採用担当者は一度に多くの応募者とやり取りをするため、検索しやすいように件名に名前を記入するとベターでしょう。特に、個別の面談日程の調整などでは、メールの受け取り相手が誰とやり取りをしているのかが一目でわかるので、管理が容易になります。
本文で気を付けること
どんな内容のメールでも下記の項目は必須となります。
宛先
必ず会社名と担当者の役職と名前を入力します。名前がわからない場合には、「人事採用ご担当者様」などと記載します。また、会社名は必ず略称などは使用せず、正しい正式名称を使用します。
あいさつ
はじめてメールを送る場合は「お世話になります。」を使用し、以降は「お世話になっております。」と記載しましょう。そのあとに自分の名前を名乗りますが、在職中であっても会社名や役職名を記載する必要はありません。また、メールを確認した人がパッとだれかわかるように「〇〇に応募しております△△です」など、状況に合わせて変化させましょう。
面接などの後で連絡する場合は「先日は面接の機会を頂戴しありがとうございました。」などの文章入れてもよいでしょう。
用件
用件は最初に必ず結論から伝え、本文を読み始めた段階で、受け取った側がどうしてメールをしてきたのかがわかるようにすることがポイントです。
署名
ビジネスメールと同じように個人のメールにも署名を付けるようにしましょう。署名には「名前」、「住所」、「電話」、「メールアドレス」を記載するようにしましょう。また、在職中の転職活動であっても、現在の会社についての情報を記載することは避けましょう。
返信は24時間以内に
転職活動中は一日に一回以上はメールチェックをするように心がけましょう。とくに在職中の転職活動の場合は何かと忙しいとは思いますが、あまりにも返信が遅いと採用担当者に悪い印象を与えてしまいます。また、メールの返信はなるべく採用担当者側の就業時間中に送るようにしましょう。業務が忙しいなどの理由により、日中の返信が難しい場合は予約送信機能などを利用して対処しましょう。
使用するメールアドレスには注意
会社のメールアドレスや、携帯電話のキャリアアドレスを使用して転職活動を行っていませんか？会社のメールアドレスの使用は、公私混同していると捉えられかねませんし、会社にて上司や同僚に転職活動を行っていると知られてしまう可能性がありますので、使用は避けましょう。
また、携帯電話のキャリアアドレスは一般的なメールアドレスとは違い、資料などを送られた際に一定の大きさを超えたファイルだと表示されない場合や、文字化けを起こすなどのトラブルを引き起こす可能性があります。 転職活動中にメールアドレスを変更することは、採用担当者にも迷惑がかかりますので、はじめにGmailなどのフリーアドレスを取得し、転職活動を行えるようにしましょう。
さいごに
応募先の企業とのメールのやりとりは転職活動においては避けては通れないものです。しっかりとマナーを理解することでスマートなやり取りを行いましょう。
