応募書類を提出する際のマナー

応募書類の提出にはさまざまなパターンがあります。それぞれで守るべきことや知っておくべきことはあるのでしょうか。

手渡しで提出する場合

必ずクリアファイルまたは封筒にいれ、むき出しのままで鞄に入れるなどは避けましょう。

封筒を使用する場合は書類を折らなくてすむA4サイズを選択し、封はしません。また、封筒のおもての左上に赤字で履歴在中または応募書類在中と記載し、赤色の枠で囲みます。100円均一などではこのためのスタンプが用意されているのでそちらを利用しても構いません。

書類は上から

メールで提出する場合

メールでの提出を求められている場合は、データとして書類を要求していますので、手書きでしか作成していない人はパソコンなどを用いて作成します。手書きの履歴書などを撮影してデータ化することはこの場合適切ではありません。

メールを作成する際には、メールを確認した担当者が一発で履歴書が送付されてきたことがわかるように簡潔な件名をつけるよう心がけます。名前なども一緒に入力すると良いでしょう。

添付するファイル形式に関しては企業からの指定がなければPDF形式で提出するのをおススメ致します。Word形式の場合はOSによって文字化けやフォーマットが崩れてしまう場合がありますが、PDF形式はだれが見ても同じように見えるためです。ファイル名は「名前_履歴書」などにし、一目で内容のわかるファイル名にしましょう。

郵送で提出する場合

郵送の場合は他二つの場合とは違い、添え状を一緒に送ります。これは、受け取った側が誰が何のためにこの書類を送ってきたかを把握できるようにするためです。

また封筒に入れる際には書類をまとめてクリアファイルに入れてから封筒に入れます。

郵送の場合は上から

封筒に住所を書く際には、都道府県から正確に記入し、ハイフンは使わず〇丁目〇番地といった形で記入をします。

また、宛名は個人名の場合は「様」を、部署や企業あてにする場合は「御中」にすることを忘れないようにしましょう。封筒の左上には、手渡しの時と同じように赤字で履歴在中または応募書類在中と記載し、赤色の枠で囲みます。

ポストから投函する場合は、重さと料金をチェックしてから送るようにしましょう。可能であれば郵便局に行って窓口で重さを測ってもらったうえで料金を支払ったほうが安全です。

さいごに

応募書類の提出方法には様々ありますが、普段からデータ化した履歴書や職務経歴書を用意しておくとどのパターンにも対応できて便利です。まだ作成していない人はこの機会に是非作成しましょう。